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通知

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关于做好省级机关办公用房使用管理台账
更新报备和加强行业协会商会占用
行政办公用房规范管理的通知

发布时间:2018-08-14    来源:山东省机关事务管理局

省直各部门、各单位:

    为巩固办公用房清理整治成果,进一步贯彻落实《党政机关办公用房管理办法》,加强行业协会商会等社团组织占用行政办公用房规范管理工作,现就做好2018年度省级机关办公用房使用管理台账信息更新报备以及加强行业协会商会等社团组织占用行政办公用房规范管理等有关事项通知如下。

    一、做好办公用房使用管理信息更新报备等工作是持续推进办公用房清理整治的重要任务

    2013年以来,省直各部门单位按照党中央、国务院和省委、省政府统一部署,扎实开展办公用房清理整改工作,进行信息登记报告,逐步建立完善了办公用房使用管理台账报备制度。随着时间推移和改革的深入,省直部门单位机构、职能、编制和人员等调整较大,办公用房使用情况发生了较大变化,登记报告的部分数据信息已与实际情况不符,亟需更新完善。

    2017年,《山东省全省性行业协会商会脱钩改革行政办公用房管理办法(试行)》印发后,部分部门单位在贯彻执行过程中存在政策理解不清晰、执行有偏差等问题,有的部门单位未对行业协会商会占有使用的办公用房情况进行清理腾退,未就行业协会商会等社团组织继续使用行政办公用房事宜向我局报审备案。这些情况的存在,影响了党政机关办公用房规范管理工作的深入推进。

    做好2018年度办公用房使用管理台账报备、管理系统信息更新以及加强行业协会商会等社团组织占用行政办公用房规范管理工作是巩固和深化办公用房清理整治成果,建立党政机关办公用房规范管理长效机制,推进办公用房资源合理配置和节约集约使用的基础性工作,是落实中央八项规定精神、从严规范办公用房管理、确保国有资产合理使用的重要举措。各部门单位务必高度重视,进一步提高思想认识,从落实纪律规矩的高度,认真组织本部门单位及所属行政事业单位,按期完成相关工作任务。

    二、扎实做好办公用房台账报备和管理系统信息更新工作

    根据《党政机关办公用房管理办法》第六条“建立健全党政机关办公用房清查盘点制度。使用单位应当建立本单位办公用房资产管理分台账,资产信息发生变更的,及时调整更新。机关事务管理部门应当建立本级党政机关办公用房资产管理总台账,定期组织清查盘点,确保总台账信息与使用单位分台账信息账账相符,与办公用房实际状况账实相符,与权属证书信息账证相符”的规定要求,各部门单位及所属行政事业单位要认真做好办公用房(含业务用房)清查盘点、台账建立报备和管理系统信息数据更新工作,确保信息真实、完整、规范。

    一是在办公及业务用房清查盘点的基础上,按照“账实相符”的要求,更新并向我局报备省级机关办公用房使用管理台账(样表见附件1)和办公楼楼层平面布置图(样图见附件2)。

    二是在建立健全使用管理台账的基础上,结合办公用房使用状况和人员调整情况,及时登录省直机关办公用房管理系统,更新完善相关信息。

    三、认真做好行业协会商会办公用房使用情况报备和占用行政办公用房腾退、报审工作

    (一)关于使用情况报备

    行业协会商会等社团组织办公用房使用情况报备范围为:各部门单位主办、主管、联系和挂靠的行业协会商会等社团组织占有、使用的办公用房,包括占用的行政办公用房以及利用自有资金建设、购置或租用(含借用)的办公用房等。

    各部门单位应以行业协会商会等不同社团组织为单位,逐一撰写办公用房基本情况报告,填报行业协会商会等社团组织办公用房使用情况登记表(附件3)。其中,基本情况报告内容应包括:

    1.行业协会商会内设机构和人员组成情况(人员数量以社会团体年度检查在册人数为准);

    2.办公用房基本情况,包括:坐落位置、建筑及使用面积、产权单位、使用方式、费用交纳情况等;

    3.如有占用行政办公用房的,办公用房面积核定情况,超出核定面积腾退情况,挂靠在协会的企业或其他机构占用行政办公用房清理腾退情况;

    4.如有已申请或拟申请继续使用行政办公用房的,2019年底前清理腾退行政办公用房拟采取的具体措施、存在的问题和下一步工作打算等。

    (二)关于占用行政办公用房的清退和报批

    对存在占用行政办公用房情况的行业协会商会,各部门单位应当对其办公用房面积进行核定,超出核定面积的办公用房,应及时组织清理腾退;挂靠在全省性行业协会商会的企业和机构占用行政办公用房尚未腾退的,应立即组织开展清理腾退工作。

    行业协会商会占用行政办公用房确实难以腾退的,各部门单位应按照《山东省全省性行业协会商会脱钩改革行政办公用房管理办法(试行)》要求,报我局审核批准后可安排行业协会商会按原方式继续使用至2019年底。继续使用的申报材料须注明确实难以腾退的原因,包括行业协会商会的财务、资产情况,以及无法采用租用、购置社会房屋等方式实现独立办公的原因等。

    (三)需要明确的几个问题

    1.关于办公用房面积核定问题。行业协会商会占用行政办公用房核定面积包括办公室和服务用房面积,设备用房和附属用房面积不予核定。

    办公室面积核定原则:由各业务主管部门以该行业协会商会上年度社会团体年度检查在册人员数为基础,参照《党政机关办公用房建设标准》,按省级机关处级直属机构、派出机构、事业单位标准计算办公用房使用面积。

    服务用房面积核定原则:以社会团体年度检查在册总人数为基础,按照《党政机关办公用房建设标准》规定的9平方米/人进行核定。

    办公用房核定面积是“限制线”,不是“达标线”。核定面积后,超出面积必须清退;少于核定面积的,不得再予安排。

    2.行业协会商会脱钩改革的方向和要求是逐步实现行业协会商会办公场所独立。经批准继续按原方式使用行政办公用房的,应在2019年底前,自行解决办公用房。届时确实难以解决的,在服从统一安排的前提下,经省机关事务管理局审批,可在满足省级机关需求后的富余办公用房中租赁解决,房屋租金应不低于同地段同类房屋租赁市场价格。租用行政办公用房须足额缴纳各项物业管理费用(含水、电、燃气、供暖费等)。行业协会商会租用行政办公用房缴纳的房屋租金和各项费用,由各业务主管单位或相关办公楼(区)物业管理单位收取,并严格按照财政部门关于行政单位国有资产有偿使用收益管理有关规定执行。

    3.关于占用事业单位办公用房问题。行业协会商会占用由财政性资金形成的事业单位办公用房的,应按照占用行政办公用房清理腾退和规范管理要求开展相关工作。

    四、加强组织领导,抓好工作落实

    各部门单位要切实强化办公用房使用管理信息报告的主体责任,加强组织领导,明确专人负责,积极组织按时完成办公用房使用管理台账报备、管理系统数据更新工作,切实加强行业协会商会等社团组织占用行政办公用房的规范管理工作。有关表格(样表)可在省机关事务管理局网站“信息平台-资料下载”栏目下载。

    省级机关办公用房使用管理台账以及行业协会商会等社团组织办公用房基本情况报告、使用情况登记表、办公用房管理人员联系表等材料经部门单位主要负责人签字、加盖单位公章后于2018年8月31日前连同相应电子版(光盘)报我局备案。其中,部门单位无主办、主管、联系和挂靠行业协会商会等社团组织的,在行业协会商会等社团组织办公用房使用情况登记表首行填“无”后按要求报送,办公用房基本情况报告和附件4表格可不撰写或填报。

    行业协会商会等社团组织如需继续使用行政办公用房且尚未提出正式申请的,其申请报告经主管部门审核并出具书面同意意见后可随同上述材料一并报送或于上述截止日期前单独申报。

    对不按要求报备办公用房使用管理台账、更新管理系统数据信息或行业协会商会等社团组织违规使用行政办公用房的,我局将视情况予以通报,或提请有关执纪部门予以处理。

    附件:1.省级机关办公用房使用管理台账(样表)

          2.办公楼楼层平面布置图(样图)

          3.行业协会商会等社团组织办公用房使用情况登记表

          4.行业协会商会等社团组织办公用房管理人员联系表

 

                                                                      山东省机关事务管理局

                                                                          2018年8月6日

    (联系人:省机关事务管理局房地产管理处 王宗合  何一鸣,联系电话:86901530  86095756)

附件1  省级机关办公用房使用管理台账(样表).xls

附件2  平面布置图样图.doc

附件3  全省性行业协会商会办公用房基本情况表.xls

附件4  全省性行业协会商会联系表.xls


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